재직증명서·경력증명서 발급 및 PDF 준비법

재직증명서: 현재 다니는 회사에서 직접 발급

재직증명서는 “지금 이 회사에 다니고 있다”는 사실을 증명하는 서류입니다. 일반 사기업 근로자는 온라인 발급이 안 되고, 재직 중인 회사 인사팀에 용도와 필요 항목을 명시해 요청해야 합니다. 보통 당일에서 3영업일 안에 직인이 찍힌 서류를 출력본이나 PDF로 받을 수 있습니다.

공무원·교원·공공기관 재직자는 예외적으로 정부24에서 본인 인증 후 온라인으로 발급받을 수 있습니다.

증명서에는 근로자 성명·생년월일, 회사명·사업자등록번호·주소·대표자명, 부서·직위, 재직 기간, 발급일과 회사 직인이 들어가야 하니 발급받은 뒤 빠진 항목이 없는지 확인하세요.

퇴직한 회사에도 요청할 수 있습니다

근로기준법 제39조에 따라 회사는 퇴직자의 재직증명서 발급 요청을 거부할 수 없습니다. 퇴직 후 3년 이내라면 즉시 발급 의무가 있으니, 예전 직장의 재직 이력이 필요하다면 주저 말고 인사팀에 요청하세요.

경력증명서: 정부24에서 국민연금 이력으로 발급

여러 직장을 거친 전체 경력, 또는 특정 회사·기간의 경력만 증명하고 싶다면 정부24의 경력증명서를 이용합니다. 국민연금공단의 가입 이력을 자동으로 조회해 만들어주는 방식이라 절차가 간단합니다.

1. 정부24에 접속해 공동인증서·금융인증서·간편인증 등으로 본인인증을 완료합니다.
2. 전체 경력이 필요하면 ‘종합 경력증명서’, 특정 회사·기간만 필요하면 ‘부분 경력증명서’를 선택합니다.
3. 국민연금 가입 이력이 표시되면 회사명·근무기간을 확인하고, 잘못된 부분이 있으면 수정합니다.
4. 발급이 완료되면 PDF로 바로 다운로드하거나 전자문서지갑에 저장할 수 있습니다.

한 가지 주의할 점은 대리인 신청이 안 되고 본인만 신청 가능하다는 것, 그리고 국민연금에 가입되지 않은 경력(일부 공무원·특수직역연금 대상자, 일용직, 단기 아르바이트 등)은 이 증명서에 나타나지 않는다는 것입니다. 정보에 오류가 있다면 국민연금공단에 문의해 가입 이력을 정정한 뒤 다시 발급받아야 합니다.

전 직장이 폐업해서 경력증명서를 못 받는다면

실제로 한 신청자는 2000년대에 다닌 회사가 폐업해 경력증명서를 발급받을 방법이 없어지자, 그동안은 국민연금 가입증명서로 경력을 인정받아 왔는데 어느 날 갑자기 경력증명서 제출을 요구받아 곤란해진 사례가 있었습니다. 이런 경우 상담 답변은 다음과 같았습니다.

• 경력을 어떤 서류로 증빙할지는 원칙적으로 접수 기관(사업장)이 정하는 사항이므로, 담당 부서와 먼저 협의하세요.
• 폐업으로 경력증명서 발급이 불가능하다는 사정을 구체적으로 설명하세요.
• 국민연금 가입증명서나 건강보험 자격득실확인서 같은 대체 서류를 인정받을 수 있는지 확인하세요.

무작정 “서류를 못 만든다”고 포기하지 말고, 담당 기관에 상황을 설명하고 대체 가능한 서류를 먼저 물어보는 것이 실제로 통하는 방법입니다.

발급받은 서류, PDF로 정리하기

재직증명서·경력증명서를 다른 제출 서류와 함께 하나의 PDF로 묶어야 한다면 제출 서류 합치기를 이용하세요. 스마트폰으로 촬영한 서류라 용량이 크다면 용량 줄이기로 먼저 압축한 뒤 합치면 됩니다.

자주 묻는 질문

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